Dernièrement, les organisateurs de l’Agile Tour se sont réunis pour dresser le bilan à froid de l’évènement. Nous vous dévoilons en toute transparence le résumé de cette réunion.
Bilan moral
L’événement fut, dans l’ensemble, une réussite. Nous avions remis en question certains principes des années précédentes (passer de 1 à 2 jours, événement payant, repas intégré dans la formule, forum ouvert,…) et aujourd’hui, par votre affluence et vos retours, nous pensons que ce furent de bons choix.
De plus, nous avions renouvelé la moitié de l’équipe organisatrice. C’eut pour effet bénéfique d’amener une énergie nouvelle tout en nous coordonnant efficiemment. Fort de cette enrichissante expérience, toute l’équipe rempile pour l’édition prochaine !
Le seul point noir (disons plutôt “gris foncé”) fut le déroulé du forum ouvert. Nous avons fait le choix d’innover en introduisant un nouveau type de séance. Après une rétrospective au pied levé, nous avons compris que le concept est bel et bien validé. A contrario l’organisation et l’animation étaient quelque peu maladroites. De plus, l’ouverture hasardeuse, le suivi de l’après-midi et la capitalisation des échanges isolés sont à revoir.
Cependant, nous pensons que chaque participant en a gardé un bon souvenir. Nous décidons de remettre ce format d’échanges en 2017, en tenant compte de chacune de vos précieuses remarques.
Bilan financier
Voici la ventilation de nos dépenses par activités :
Sur le budget total de 30.000€, nous constatons que le buffet et le lieu ont pris une part importante. Trop sans doute. Le contrat de location avec notre partenaire nous a lié à leur traiteur. Nous nous challengeons pour l’année prochaine, afin de vous fournir même qualité et même service pour un budget global moindre.
L’apport financier de la recette billetterie et des sponsors a néanmoins permis un bénéfice qui sera investi dans nos prochains événements, les réguliers (club de lecture, club serious games et agile café) comme les 2 majeurs (le “Agile Games Lille”), ainsi qu’une journée de conférences autour d’un même thème).
Nos volontés pour 2017
- Accroître la convivialité : clarifier le déroulé du forum ouvert, fluidifier davantage l’accueil, laisser plus de temps pour les échanges, alléger le programme, rechercher aussi bien des hôtes que des hôtesses, …
- Mieux intégrer nos sponsors : par la revue complète de notre offre sponsor, nous souhaitons davantage collaborer avant l’événement, afin de dépasser l’actuelle relation de “financement contre visibilité”. Notre objectif est de diminuer le nombre de sponsors présents, afin de mieux les mettre en lumière.
- Capitaliser davantage sur les contenus : vous avez du choisir vos séances, et nous aimerions diminuer votre frustration en publiant les contenus des sessions manquées, et en diminuant le nombre de sessions parallélisées.
